MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007

A. MENJALANKAN EXCEL

Microsoft Excel Xp merupakan bagian dari Microsoft office 2007 yang dibuat oleh perusahaan Microsoft. Program ini dapat digunakan untuk mengolah data dan membuat grafik. Adapun cara menjalankan program ini adalah:

1. Klik Tombol Start Pada Taskbar
2. Pilih Menu Programs >> Microsoft Excel 2007

B. MENGENAL ANTAR MUKA EXCEL

Setelah anda menjalankan program Excel, ada hal yang mendasar yang perlu anda ketahui dalam Excel. Layar atau halaman Excel disebut sebagai workbook atau buku kerja. Dan setiap workbook memiliki sheet atau lembar kerja. Hal ini hampir sama dengan istilah dokumen dan halaman dalam Microsoft word. Selain itu halaman Excel terdiri dari kolom dan baris. Jumlah kolom setiap sheet dimulai dari A-IV, sedangkan jumlah baris terdiri dari 65536 baris. Pertemuan antara kolom dan baris dinamakan sel (cells), sehingga setiap sel diberinama sesuai dengan nama kolom dan barisnya. Misalkan, sel yang terbentuk dari pertemuan kolom A dan baris 10, maka dinamakan sel A10 dan seterusnya.

Tampilan Antar Muka Microsoft Excel 2007.

C. MENGENAL OPERATOR

Operator adalah jenis operasi yang biasa digunakan dalam sebuah perhitungan. Dalam matematika kita telah mengenal penjumlahan, pengurangan perkalian dan sebagainya. Dalam program Excel juga memiliki operator yang biasa digunakan dalam ilmu matematika.

Adapun beberapa perbedaan antara operator dalam Excel dan matematika adalah:

Setiap kita membuat perhitungan yang melibatkan operator, kita harus memperhatikan jenis data yang akan kita hitung tersebut. Didalam Excel terdapat 2 jenis data, yaitu jenis data HURUF (string) dan ANGKA (numeric). Jika ada data yang terdiri dari angka dan huruf, maka data tersebut dikategorikan sebagai data STRING. Excel tidak bisa menghitung 2 operand yang memiliki tipe data yang berbeda.

D. MEMBUAT DAN MENGCOPY RUMUS ATAU FORMULA

Setelah kita tahu bagaimana perbedaan operator dalam matematika dan Excel, sekarang kita mencoba mengimplementasikannya dalam Excel. didalam Excel ada beberapa istilah yang memiliki makna hampir sama, yaitu fungsi dan formula. Jika kita ingin menghitung nilai dari sin 30, maka kita dapat menggunakan Fungsi sinus. Sedangkan Formula yang dipakai adalah sin(bil_derajat_radian). Jadi formula merupakan bentuk penulisan dari rumus, sedangkan fungsi merupakan perintah khusus yang dapat dilakukan dalam Excel. Jika kita menggunakan fungsi kita tidak boleh keluar dari aturan penggunaan fungsi tersebut: Langkah yang harus anda lakukan adalah:

• Buka sebuah buku kerja baru, aktifkan salah satu lembar kerja yang ada.
• Kemudian ketikan data seperti dibawah ini:
•  
• Aktifkan sel D3, kemudian ketik: =B3 * C3 ,dan tekan tombol enter
• Pastikan muncul angka 1500
• Untuk menghitung jumlah berikutnya, anda tidak perlu membuat rumus lagi, melainkan cukup dengan mengcopy rumus yang telah kita buat.
• Letakan posisi pointer pada pojok bawah sel D3, sehingga pointer berbentuk tanda plus tipis
• Klik drag kebawah hingga mencapai sel D8, perhatikan hasilnya.
• Untuk menghitung total belanja, kita bisa menggunakan fungsi SUM
• Pada sel D9 anda ketik =SUM(D3:D8), diikuti tombol enter
• Terakhir pada sel D11 anda ketik =D10 – D9
• Akhiri setiap pengetikan rumus atau fungsi dengan menekan tombol enter. Simpan dengan nama belanja.xls

E. FUNGSI TEKS

Fungsi ini dikhususkan untuk memanipulasi jenis data string. Ada beberapa model dari jenis fungsi teks ini, antara lain:

1. LEFT

Fungsi ini digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri. Adapun cara penulisan fungsi ini adalah: 

=LEFT(Teks,n) dimana : 

Teks : merupakan string yang akan dimanipulasi. Bisa berupa teks biasa atau nama sel. 

N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks dari sebelah kiri. Contoh : 

= LEFT (“Yogyakarta”; 5) hasilnya >> Yogya 

= LEFT (“Aisyah”; 3) hasilnya >> Ais

2. RIGHT

Seperti halnya fungsi left, fungsi right juga digunakan untuk memanipulasi teks, yaitu mengambil sejumlah karakter tertentu dari sebelah kanan. Adapun syntaxnya adalah: 

=RIGHT(Teks,n) dimana : 

Teks : merupakan string yang akan dimanipulasi. Bisa berupa teks biasa ataupun nama sel. 

N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks dari sebelah kanan. Contoh : 

= RIGHT (“Yogyakarta”; 5) hasilnya >>karta 

= RIGHT (“Aisyah”; 3) hasilnya >> yah

3. MID

Lain halnya dengan fungsi left dan right, fungsi mid ini berfungsi untuk mengambil karakater berdasarkan ketentuan yang ditentukan sendiri. Adapun cara penulisannya adalah: 

=MID(Teks,m,n) dimana : 

Teks : merupakan string yang akan dimanipulasi. Bisa berupa teks biasa ataupun nama sel. 

M : urutan awal pengambilan karakter. 

N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks di mulai karakter ke-M. Contoh : 

= MID (“Yogyakarta”; 5; 4) hasilnya >> akar 

= MID (“Aisyah”; 2; 4) hasilnya >> isya

4. VALUE

Fungsi value ini digunakan untuk mengembalikan angka yang bertype string menjadi jenis numerik kembali. Perintahnya adalah: 

=VALUE(DataAngka) dimana : 

DataAngka : angka yang bertype data string yang akan dikonversikan ke type data numerik Contoh : 

= VALUE(“12345”) hasilnya >> 12345

F. FUNGSI LOGIKA

Fungsi ini digunakan untuk menyeleksi suatu kondisi dari data yang ada dan memberikan hasil atau nilai yang berbeda sesuai dengan ketentuan yang diberikan. Untuk memudahkan pemahaman fungsi logika, maka kita dapat membagi fungsi logika ini menjadi beberapa jenis, antara lain:

a. Logika Sangat Sederhana

Kita menyebut logika sederhana karena dalam kondisi ini hanya ada dua keadaan yang kita uji. Misalkan kalau buka pria berarti wanita, begitu juga sebaliknya kalau buka wanita pasti pria. Maka jika hanya ada dua keadaan yang diuji anda bisa menggunakan logika sangat sederhana ini dengan syntax: 

=IF(Kondisi;B;S) dimana: 

Kondisi : merupakan keadaan atau kondisi atau nilai dari suatu data yang kita uji. Nilai kondisi hanya ada dua yaitu benar atau salah. 

B : pernyataan atau hasil jika kondisi bernilai Benar

S : pernyataan atau hasil jika kondisi bernilai Salah.

Contoh: 

Misalkan kita memeriksa apakah kode yang ada pada sel A1 itu A atau B. Jika kodenya A, maka tuliskan Pria dan jika B isikan Wanita. 

=IF(A1=”A”; “Pria”; “Wanita”) atau =IF(A1=”B” ; “Wanita”; “Pria”)

b. Logika Sederhana

Jika keadaan yang harus diseleksi lebih dari dua, maka kita bisa menggunakan fungsi logika sederhana. Adapun cara penulisan logika sederhana ini adalah: 

=IF(Kondisi-1;B-1;IF(Kondisi-2;B-2;…;IF(Kondisi-n;B-n)))

Jumlah IF yang digunakan adalah sejumlah kondisi atau minimal sejumlah kondisi-1 

Contoh: 

Jika sel A1 berisi data M, maka hasilnya Motor, jika S, Sepeda dan jika B, maka hasilnya Becak. 

= IF (A1=”M”; ”Motor”; IF (A1=”S”; ”Sepeda”; IF (A1=”B”; ”Becak”))) atau 

= IF (A1=”M”; ”Motor”; IF (A1=”S”; ”Sepeda”; ”Becak”)) 

jumlah kurung tutup dibelakang rumus adalah sejumlah IF.

c. Logika OR

Logika OR ini digunakan jika ada seleksi dengan menggunakan kata atau. Adapun cara penulisan dari fungsi ini adalah:
=IF(OR(Kondisi-1;Kondisi-2);B;S) dimana:
Kondisi-1 dan Kondisi-2 merupakan keadaan yang diuji
B : pernyataan yang akan di isikan jika kondisi-1 dan atau kondisi-2 bernilai benar
S : pernyataan yang akan dipakai jika Kondisi-1 dan Kondisi-2 bernilai salah.

Contoh:
Jika sel A1 berisi data L atau sel B1 berisi data M, maka dapat tunjangan 2500.
=IF(OR(A1=”L”; B1=”M”); 2500; 0) atau
=IF(OR(B1=”M”; A1=”L”); 2500; 0)

d. Logika AND
Sama seperti halnya logika OR, pada logika AND juga harus ada dua kondisi atau keadaan yang diuji. Bedanya pernyataan Benar hanya akan dihasilkan jika kedua kondisi bernilai benar.
=IF(AND(Kondisi-1;Kondisi-2);B;S) dimana:
Kondisi-1 dan Kondisi-2 merupakan keadaan yang diuji
B : pernyataan yang akan di isikan jika kondisi-1 dan Kondisi-2 bernilai benar
S : pernyataan yang akan dipakai jika Kondisi-1 atau Kondisi-2 atau keduanya bernilai salah.

Contoh:
Jika sel A1 berisi data L dan sel B1 berisi data M, maka dapat tunjangan 2500.
=IF(AND(A1=”L”; B1=”M”); 2500; 0) atau
=IF(AND(B1=”M”; A1=”L”); 2500; 0)

e. Logika AND OR
Dari logika AND dan OR yang telah kita bahas, bisa dihasilkan sebuah logika baru yaitu AND OR. Untuk kombinasi ini, tentunya harus ada minimal tiga kondisi yang diuji.
=IF(AND(OR(Kondisi-1;Kondisi-2); Kondisi-b); B; S) dimana:
Kondisi-1 dan Kondisi-2 adalah kondisi dari logika OR sekaligus merupakan kondisi-a dari AND Kondisi-b merupakan kondisi kedua dari fungsi AND

Contoh:
Jika sel A1 berisi data L atau sel B1 berisi data M, dan C1 berisi data Q maka dapat tunjangan 2500. =IF(AND(OR(A1=”L”; B1=”M”); C1=”Q”); 2500; 0)

f. Logika OR AND
Untuk logika OR AND juga memiliki syntax yang hampir sama yaitu:
=IF(OR(AND(Kondisi-a;Kondisi-b); Kondisi-2); B; S)

Contoh:
Jika sel A1 berisi data L dan sel B1 berisi data M, atau C1 berisi data Q maka dapat tunjangan 2500. =IF(OR(AND(A1=”L”; B1=”M”); C1=”Q”); 2500; 0)

G. IMPLEMENTASI
Untuk mencoba memahami Excel lebih jauh, kita mulai dengan aplikasi langsung. Siapkan sebuah buku kerja dan lembar kerja kosong, kemudian masukan data seperti dibawah ini:

Ketika suatu nanti anda bekerja pada suatu perusahaan, dan anda disuruh untuk menghitung gaji karyawan, tentunya anda membutuhkan perhitungan matematis, anda bisa menggunakan microsoft Excel sebagai salah satu solusinya. Ketentuan perusahaan dalam menentukan gaji tiap karyawan, bisa anda bayangkan sebagai soal yang harus anda kerjakan. Adapun soal itu adalah sebagai berikut:

1. Status pegawai diisi berdasarkan kode. Jika karakter ke-3 kode =1, maka status menikah, dan jika karakter ke-3 dari kode=0 berarti statusnya belum menikah. Untuk memudahkan kita menyelesaikan soal diatas, kita buat catatan kecil untuk menguraikan masalah tersebut. Misalnya kita membuat catatan sebagai berikut:
- Jika karakter ke-3 kode=1, status = menikah
- Jika karakter ke-3 kode=0, status = belum menikah
Kemudian kita terjemahkan kedalam bahasa Excel, menjadi:
IF(MID(A6;3;1)=”1”;”Menikah”;
IF(MID(A6;3;1)=”0”;”Belum Menikah”))
Karena hanya ada 2 kemungkinan, maka bisa disingkat menjadi:
=IF(MID(A6;3;1)=”1”;”Menikah”;”Belum Menikah”)
anda ketik rumus tersebut pada sel D6 (karena baris yang diseleksi adalah baris 6, sedangkan kita mengisi kolom D).

2. Jenis kelamin diisi berdasarkan karakter ke-3 dari kanan, jika L=Laki-Laki dan P=Perempuan.
Seperti pada soal nomor satu diatas, kita buat logika sederhananya dahulu: Jika karakter ke-5=L, Laki-Laki. Selain itu Perempuan. Sehingga bisa ditulis dalam Excel menjadi:
=IF(MID(A6;5;1)=”L”;”Laki-Laki”;”Perempuan”)

3. Jabatan diisi berdasarkan karakter pertama dari kode, jika K=Karyawan, M=Manajer, S=Sekretaris
=IF(LEFT(A6,1)=”K”;”Karyawan”;IF(LEFT(A6,1)=”M”,”Manajer”,”Sekretaris))

4. Gaji pokok diisi dengan 2500000 untuk manajer, 1000000 untuk sekretaris serta 400000 untuk karyawan.
=IF(F6=”Manajer”;2500000;IF(F6=”Sekretaris”;1000000;400000))

5. Tunjangan makan diberikan sebesar 300000 untuk manajer, 100000 untuk sekretaris dan 60000 untuk karyawan
=IF(F6=”Manajer”;300000;IF(F6=”Sekretaris”;100000;60000))

6. Tunjangan Transport diberikan hanya untuk karyawan laki-laki sebesar 50000
=IF(AND(E6=”Laki-Laki”;F6=”Karyawan”);50000;0)

7. Khusus untuk manager tunjangan lembur sebesar 200000 dan lainnya sebesar 30000
=IF(F6=”Manajer”;200000;30000)

8. Tunjangan jabatan berupa sebuah mobil hanya untuk manager atau sekretaris.
=IF(OR(F6=”Manajer”;F6=”Sekretaris”);”Mobil”;”-“)

9. Potongan masing-masing 15 persen dari seluruh gaji
=SUM(G6:J6) * 15%

10. Gaji bersih merupakan kalkulasi seluruh gaji dikurangi potongan.
=SUM(G6:J6) – L6

H. LATIHAN
Dengan menggunakan program microsoft excel, buatlah tabel seperti dibawah ini:

1. GAJI POKOK di isi dengan ketentuan : 75% dari UMP ditambah 0.05 * MASA KERJA * UMP Catatan : MASA KERJA dalam satuan tahun
2. TUNJANGAN MAKAN diisi dengan ketentuan: GOL I = 25% * UMP GOL II = 30% * UMP GOL III = 35% * UMP
3. TRANSPORT dibayarkan sebesar Rp. 3000 per hari ( 1 bulan = 26 hari ).
4. Upah LEMBUR adalah Rp. 4500 per dua jam.
5. POTONGAN berupa pajak penghasilan sebesar 5% dari penerimaan
6. GAJI BERSIH diambil dari selisih penerimaan dan potongan.
7. Lengkapi dan hitung kolom JUMLAH.
8. Simpan dengan nama GAJI.XLS

Dan berikut ini adalah sebagian dari contoh hasil latihan ane tentang formula excel :

Agan bisa melihat formula pada tabel diatas dengan cara klik pada cell yang ingin agan kehendaki,

I. MEMBUAT GRAFIK
Sebelum anda membuat grafik, tentunya ada harus memiliki data yang akan dibuatkan grafiknya. Sebagai contoh ketiklah data seperti dibawah ini:

Contoh Input Data.

Untuk membuat grafik langkah-langkah yang perlu anda lakukan adalah:

• Tentukan sumbu-sumbu grafik yang akan dibuat. Caranya blok seluruh data yang ada. Setiap kolom yang diblok, harus memiliki pasangan baris untuk setiap datanya. Sebagai contoh blok sel A1 : B10
• Pilih Menu Insert | Chart

Menu insert chart

• Setelah itu pilih yang dikehendaki, kemudian tinggal klik saja. Untuk jenis chart yang lebih banyak lagi dapat di klik tanda panah horizontal pada sisi kanan bawah group.